本社や事務所の移転が決まったとき、「取引先にはどんな文章で知らせればいいの？」「住所だけ変わる場合は、どう伝えればいい？」「かしこまりすぎず、失礼のない文面にしたい」と迷うことがありますよね。
移転のお知らせでは、難しい表現をたくさん使う必要はありません。大切なのは、「何が変わるのか」「いつから変わるのか」「相手に確認してほしいことは何か」を分かりやすく伝えることです。
特に、新住所や業務開始日、電話番号の変更有無、郵便物の送付先などを整理しておくと、受け取った相手も内容を確認しやすくなります。
この記事では、本社移転・住所変更のお知らせに使える文例を、取引先向け、顧客向け、店舗移転、郵送先変更などのケース別に紹介します。
そのまま使いやすい形でまとめていますので、会社名・住所・日付・連絡先などを自社の内容に置き換えながら活用してください。
なお、この記事では取引先や顧客へ移転を知らせる際の一般的な文例を紹介しています。登記・税務などの各種手続きや、個別の契約に関する対応については、社内の担当部署や関係機関、取引先からの案内などをご確認ください。
すぐ使える本社移転・住所変更のお知らせ基本テンプレート
まずは、幅広い場面で使いやすい基本形から見ていきましょう。
細かな事情がない場合は、「移転すること」「新住所」「業務開始日」「連絡先」を簡潔にまとめると、内容が伝わりやすくなります。
新住所・変更日・業務開始日・連絡先を先に確認してから文章を作ると、必要な情報が抜けにくくなります。
迷ったらこれ｜本社移転のお知らせ基本例文
一般的な本社移転を取引先へ知らせる場合は、次のような形が使いやすいでしょう。
件名：本社移転のお知らせ
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたび弊社は、〇月〇日より本社を下記住所へ移転することとなりました。
【新住所】〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
【業務開始日】〇年〇月〇日
【電話番号】00-0000-0000
【FAX番号】00-0000-0000
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
電話番号などが変わらない場合は、「電話番号・FAX番号に変更はございません」と一言加えると、相手が確認しやすくなります。
メールで簡潔に伝える住所変更テンプレート
日頃からメールでやり取りしている相手なら、もう少し短くまとめても自然です。
件名：住所変更のお知らせ
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。
このたび、〇月〇日より弊社住所が下記のとおり変更となります。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
変更日：〇年〇月〇日
なお、電話番号およびメールアドレスに変更はございません。
お手数をおかけいたしますが、ご登録情報などをご確認いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
顧客向けにやわらかく伝える移転案内文
店舗やサービスを利用している顧客へ知らせる場合は、必要以上にかしこまらず、必要な情報がすぐ分かる文章にすると読みやすくなります。
店舗移転のお知らせ
いつも〇〇をご利用いただき、ありがとうございます。
このたび〇〇店は、〇月〇日より下記住所へ移転することとなりました。
新住所：東京都〇〇区〇〇0-0-0
新店舗での営業開始日：〇月〇日
新しい店舗でも、皆さまに気持ちよくご利用いただけるよう努めてまいります。
今後とも〇〇をよろしくお願いいたします。
用途別｜どのテンプレートを選べばいい？
移転案内は、相手や変更内容によって適した文章が少しずつ異なります。
| 状況 | おすすめの文例 | 特に確認したいこと |
|---|---|---|
| 一般的な本社移転 | 基本テンプレート・例文1 | 新住所・業務開始日 |
| 重要な取引先 | 例文2・例文3 | 丁寧な案内・連絡先 |
| 住所だけ変更 | 例文6〜8 | 電話番号などの変更有無 |
| 郵送先を変更 | 例文9〜11 | 切り替え日・宛先 |
| 電話番号なども変更 | 例文12〜14 | 新しい連絡先・利用開始日 |
| 店舗・営業所の移転 | 例文15〜20 | 営業開始日・休業日 |
| 来社予定がある | 例文21〜23 | ビル名・階数・アクセス |
取引先へ正式に知らせたい場合
継続的な取引がある会社や、書類の送付先として住所を登録してもらっている相手には、新住所だけでなく、変更日や業務開始日もまとめて案内しておくと分かりやすくなります。
顧客へ短く知らせたい場合
店舗利用者などへの案内では、「どこへ移転するのか」「いつから新しい場所を利用できるのか」を中心に伝えると読みやすくなります。
郵送先だけ変更したい場合
請求書や納品書などの郵送先が変わる場合は、通常の移転案内とは別に、送付先変更について目立つ形で記載すると確認しやすくなります。
電話番号なども同時に変更する場合
住所・電話番号・FAX番号・メールアドレスなど複数の変更がある場合は、文章の中に埋め込まず、一覧にして表示すると確認しやすくなります。
このあとから状況別の25文例を紹介します。自社の状況に近い見出しを選び、会社名・住所・日付などを置き換えて活用してください。
取引先向け｜本社移転を知らせるメール・案内状の文例
取引先向けの移転案内では、文章を長くすることよりも、変更内容を正確に確認できることを意識するとまとまりやすくなります。
例文1｜一般的な本社移転を知らせるメール
件名：本社移転のお知らせ
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。
このたび弊社は、〇月〇日より本社を下記住所へ移転することとなりました。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
業務開始日：〇年〇月〇日
なお、電話番号およびメールアドレスに変更はございません。
今後とも変わらぬお付き合いを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
例文2｜長年の取引先へ丁寧に伝える移転案内
件名：本社移転のご案内
平素より格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございます。
このたび弊社は、業務拠点を下記住所へ移転することとなりました。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
新住所での業務開始日：〇年〇月〇日
これを機に、より一層皆さまのお役に立てるよう努めてまいります。
今後とも変わらぬご支援を賜りますよう、お願い申し上げます。
例文3｜正式な案内状として送る本社移転のお知らせ
書面形式で案内する場合は、頭語・結語と「記」の位置関係にも気をつけます。
拝啓 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社は下記住所へ本社を移転する運びとなりました。
新住所での業務は〇年〇月〇日より開始いたします。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
記
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
電話番号：00-0000-0000
業務開始日：〇年〇月〇日
以上
「拝啓」で始める一般的な社外文書では、本文の結びのあとに「敬具」を置き、その後に「記」→詳細→「以上」と整理する形があります。
例文4｜登録住所の変更をお願いするメール
件名：弊社住所変更のお願い
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の△△です。
弊社本社移転に伴い、〇月〇日より住所が下記のとおり変更となります。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
お手数をおかけいたしますが、貴社内で弊社住所をご登録いただいている場合は、ご確認のうえ変更いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
例文5｜継続取引先へ簡潔に知らせる短文メール
件名：本社住所変更のお知らせ
いつもお世話になっております。
〇月〇日より、弊社本社住所が下記へ変更となります。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
電話番号・メールアドレスに変更はございません。
今後ともよろしくお願いいたします。
住所・郵送先・請求書の送付先を変更するときの文例
住所変更によって郵便物や請求書の送付先も変わる場合は、「新しい送付先」と「いつから切り替えるのか」が伝わるようにします。
例文6｜住所だけ変更し電話番号は変わらない場合
件名：住所変更のお知らせ
いつもお世話になっております。
このたび弊社事務所の移転に伴い、〇月〇日より住所が変更となります。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
なお、電話番号・FAX番号・メールアドレスに変更はございません。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
例文7｜同じビル内で事務所を移す場合
件名：事務所住所変更のお知らせ
いつもお世話になっております。
〇月〇日より、弊社事務所が同ビル内の〇階から〇階へ移転いたします。
変更前：東京都〇〇区〇〇0-0-0 〇〇ビル3階
変更後：東京都〇〇区〇〇0-0-0 〇〇ビル5階
電話番号などの連絡先に変更はございません。
ご来社の際は、お間違いのないようご確認いただけますと幸いです。
例文8｜同じ市区町村内で移転する場合
件名：事務所移転に伴う住所変更のお知らせ
いつもお世話になっております。
このたび弊社は、〇月〇日より同じ〇〇区内の下記住所へ移転いたします。
新住所：東京都〇〇区△△0-0-0
今後、郵便物などをお送りいただく際は、新住所をご利用くださいますようお願いいたします。
例文9｜郵便物の送付先変更をお願いするメール
件名：郵便物送付先変更のお願い
いつもお世話になっております。
弊社移転に伴い、〇月〇日以降に発送いただく郵便物につきましては、下記住所へお送りいただけますようお願いいたします。
新送付先：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
例文10｜旧住所から新住所への切り替え期間を案内するメール
件名：移転に伴う郵送先変更のご案内
いつもお世話になっております。
弊社移転に伴い、〇月〇日より郵送先を下記住所へ変更いたします。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
〇月〇日以降に発送いただく書類につきましては、新住所宛にお送りいただけますと幸いです。
ご不便をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
例文11｜請求書・納品書などの送付先を変更するメール
件名：請求書・納品書の送付先変更について
いつもお世話になっております。
弊社移転に伴い、〇月〇日以降の請求書・納品書などの送付先を、下記住所へ変更いたします。
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇0-0-0
株式会社〇〇 経理担当宛
お手数をおかけいたしますが、次回ご送付分よりご確認をお願いいたします。
書類ごとに送付先が異なる場合の書き方
請求書は経理部、納品書は営業部など、書類によって送付先が異なる場合もあります。
その場合は、ひとつの文章に詰め込まず、次のように一覧にすると分かりやすくなります。
| 書類 | 送付先の例 |
|---|---|
| 請求書 | 〇〇本社 経理部宛 |
| 納品書 | 〇〇営業所 営業部宛 |
| 契約書 | 〇〇本社 総務部宛 |
会社ごとに書類の受け取り方法や指定が異なる場合もあるため、実際の運用に合わせて記載してください。
旧住所への郵送を控えてもらいたい場合の伝え方
「旧住所には送らないでください」と強く書くよりも、「〇月〇日以降は新住所へお送りいただけますと幸いです」と伝えると、必要なお願いをやわらかく伝えられます。
電話番号・FAX・メールアドレスも変更するときの文例
住所と一緒に連絡先も変更する場合は、変更項目を一覧にし、いつから新しい連絡先を利用するのかが分かるようにします。
例文12｜住所と電話番号を同時に変更する場合
件名：本社移転および電話番号変更のお知らせ
いつもお世話になっております。
弊社本社移転に伴い、〇月〇日より住所および電話番号が下記のとおり変更となります。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
新電話番号：00-0000-0000
変更日：〇年〇月〇日
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
例文13｜旧電話番号に利用期間がある場合
件名：移転に伴う電話番号変更のご案内
いつもお世話になっております。
〇月〇日の本社移転に伴い、電話番号が変更となります。
新電話番号：00-0000-0000
新番号利用開始日：〇月〇日
旧電話番号：00-0000-0000（〇月〇日まで利用予定）
〇月〇日以降は、新しい電話番号をご利用いただけますようお願いいたします。
今後ともよろしくお願いいたします。
旧電話番号の利用期限を書く場合は、実際にその日まで利用できることを確認してから案内しましょう。確認できていない日付を推測して記載するのは避けます。
例文14｜住所・電話・メールアドレスをまとめて変更する場合
件名：本社移転および連絡先変更のお知らせ
いつもお世話になっております。
〇月〇日より、弊社の住所および連絡先が下記のとおり変更となります。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
電話番号：00-0000-0000
FAX番号：00-0000-0000
メールアドレス：example@example.com
ご登録いただいている情報がございましたら、お手数ですがご確認をお願いいたします。
変更する連絡先を一覧で見せる書き方
変更項目が多い場合は、文章に続けて書くよりも、表にまとめる方が一目で確認しやすくなります。
| 項目 | 変更後 |
|---|---|
| 住所 | 東京都〇〇区〇〇0-0-0 |
| 電話番号 | 00-0000-0000 |
| FAX番号 | 00-0000-0000 |
| メールアドレス | example@example.com |
変更しない連絡先も書いておくと分かりやすい
住所だけ変わる場合でも、受け取った側は「電話番号も変わるのかな？」と迷うことがあります。
「電話番号・FAX番号に変更はございません」のように変更しない項目も一言書いておくと、確認の手間を減らしやすくなります。
店舗・事務所・営業所・支店の移転を知らせる文例
店舗や営業所などの移転では、住所だけでなく、「いつから新しい場所を利用できるのか」も重要な情報です。
例文15｜店舗移転を顧客へ知らせる場合
件名：店舗移転のお知らせ
いつも〇〇店をご利用いただき、ありがとうございます。
このたび当店は、〇月〇日より下記住所へ移転することとなりました。
新住所：東京都〇〇区〇〇0-0-0
営業開始日：〇月〇日
新しい店舗でも皆さまのご来店を心よりお待ちしております。
例文16｜店舗移転に伴う一時休業を知らせる場合
件名：店舗移転および一時休業のお知らせ
いつも〇〇店をご利用いただき、ありがとうございます。
店舗移転のため、下記期間は営業をお休みいたします。
休業期間：〇月〇日〜〇月〇日
新店舗営業開始日：〇月〇日
新住所：東京都〇〇区〇〇0-0-0
ご不便をおかけいたしますが、ご理解いただけますと幸いです。
例文17｜近隣へ店舗を移転する場合
件名：〇〇店 移転のお知らせ
いつもご利用いただきありがとうございます。
〇〇店は〇月〇日より、現在の店舗から徒歩約〇分の場所へ移転いたします。
新住所：東京都〇〇区〇〇0-0-0
これまでと変わらず、皆さまのご来店をお待ちしております。
例文18｜事務所移転を取引先へ知らせる場合
件名：事務所移転のお知らせ
いつも大変お世話になっております。
このたび弊社は、〇月〇日より事務所を下記住所へ移転いたします。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
業務開始日：〇月〇日
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。
例文19｜営業所を移転する場合
件名：〇〇営業所移転のお知らせ
いつもお世話になっております。
〇月〇日より、弊社〇〇営業所を下記住所へ移転いたします。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
電話番号：00-0000-0000
今後ともよろしくお願いいたします。
例文20｜支店を移転する場合
件名：〇〇支店移転のご案内
平素より大変お世話になっております。
このたび〇〇支店は、〇月〇日より下記所在地へ移転することとなりました。
新所在地：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
業務開始日：〇月〇日
今後とも変わらぬご支援を賜りますよう、お願い申し上げます。
店舗の場合は営業開始日を分かりやすくする
店舗移転では、顧客にとって「いつから新しい店舗を利用できるのか」が特に重要です。
営業開始日は、新住所と同じように見つけやすい位置へ記載しましょう。
休業日がある場合は移転情報と分けて記載する
移転作業などで休業期間がある場合は、「休業期間」と「新店舗営業開始日」を分けて記載します。
「最終営業日」「休業期間」「新店舗での営業開始日」がある場合は、文章の中に並べるよりも、箇条書きや表に分けると確認しやすくなります。
来社案内・移転後の再連絡に使えるメール文例
取引先に来社予定がある場合は、通常の移転案内を送っていても、打ち合わせ前に改めて新住所を知らせると親切です。
例文21｜打ち合わせ前に来社先変更を知らせるメール
件名：〇月〇日のお打ち合わせ場所について
いつもお世話になっております。
〇月〇日のお打ち合わせにつきまして、弊社移転後の新オフィスへお越しいただけますようお願いいたします。
住所：東京都〇〇区〇〇0-0-0 〇〇ビル〇階
以前の住所とは異なりますので、ご来社の際はご確認いただけますと幸いです。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
例文22｜移転直後の来社予定者へ送る案内メール
件名：ご来社先変更のご案内
いつもお世話になっております。
弊社は〇月〇日より新オフィスで業務を開始しております。
ご来社の際は、下記住所へお越しください。
〒000-0000
東京都〇〇区〇〇0-0-0
〇〇ビル〇階
お気をつけてお越しください。
当日はよろしくお願いいたします。
例文23｜新オフィスへのアクセスを知らせるメール
件名：新オフィスへのアクセスについて
いつもお世話になっております。
弊社新オフィスへのアクセスをご案内いたします。
住所：東京都〇〇区〇〇0-0-0
最寄り駅：〇〇駅
アクセス：〇番出口より徒歩約〇分
ビル入口や受付場所など、必要に応じて追加情報もあわせてご確認ください。
ご来社をお待ちしております。
例文24｜旧住所へ書類が届いたときのやわらかい再案内
件名：弊社送付先住所のご確認について
いつもお世話になっております。
先日は書類をご送付いただき、ありがとうございました。
弊社は〇月〇日より下記住所へ移転しております。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
恐れ入りますが、次回以降ご送付いただく際は、新住所をご確認いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
例文25｜本社移転が完了したことを知らせるメール
件名：本社移転完了のお知らせ
いつもお世話になっております。
先にご案内しておりました本社移転につきまして、〇月〇日より新オフィスでの業務を開始いたしました。
新住所：〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0
今後の郵便物・ご来社につきましては、新住所をご利用いただけますようお願いいたします。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。
相手を責めずに住所変更を再案内する書き方
旧住所へ郵便物が届いた場合でも、「以前お知らせしました」「間違っています」など、相手を責めるように受け取られやすい表現は避けると無難です。
「恐れ入りますが、次回以降は新住所をご確認いただけますと幸いです」といった形なら、必要な情報を伝えながらやわらかく再案内できます。
来社予定がある場合に加えたい情報
- 新住所
- ビル名・階数
- 最寄り駅
- 利用しやすい出口
- 受付場所
- 必要に応じて地図ページへの案内
特に同じ名前のビルが近隣にある場合などは、住所を省略せず記載しておくと分かりやすくなります。
本社移転・住所変更のお知らせに入れる基本情報7項目
文例をそのまま使う前に、案内に必要な情報がそろっているか確認しておきましょう。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 新住所 | 郵便番号・ビル名・階数まで確認 |
| 旧住所 | 必要に応じて変更前の住所も記載 |
| 移転日・業務開始日 | 日付が異なる場合は分けて表示 |
| 電話・FAX | 変更するか、変更しないかを確認 |
| メール・Webサイト | 変更があれば新しい情報を案内 |
| 郵送先 | 請求書などの送付先も変わるか確認 |
| 来社情報 | 最寄り駅・受付・アクセスなど |
新しい住所を見つけやすい位置に記載する
新住所は、移転案内の中でも特に重要な情報です。
長い文章の途中に入れるよりも、段落を分けたり箇条書きにしたりして、すぐ見つけられるようにすると読みやすくなります。
旧住所も併記して変更点を分かりやすくする
必要に応じて旧住所も併記すると、「どの拠点が移転するのか」が分かりやすくなります。
複数の営業所や支店がある会社では、特に役立ちます。
移転日と新住所での業務開始日を明記する
移転作業を行う日と、新しい住所で通常業務を始める日が同じとは限りません。
日付が異なる場合は、それぞれ分けて記載しましょう。
「移転日」と「業務開始日」が異なる場合
たとえば、次のように書くと分かりやすくなります。
新オフィス業務開始日：〇月〇日
休業期間がある場合
休業期間を設ける場合は、移転日とは別に表示します。
顧客対応や電話受付などにも影響する場合は、実際の運用に合わせて必要な情報を添えてください。
電話番号・FAX番号の変更有無を伝える
住所が変わると、相手は電話番号も変更されるのではないかと考えることがあります。
変更がない場合も、「電話番号・FAX番号に変更はありません」と書いておくと分かりやすくなります。
メールアドレス・Webサイトの変更有無を確認する
メールアドレスやWebサイトのURLも変わる場合は、あわせて案内します。
一方、変更がない場合は、無理にすべてを記載する必要はありません。相手が連絡するときに必要となる情報を中心にまとめると、すっきりします。
郵便物・請求書などの送付先を案内する
会社では、請求書、納品書、契約書、案内状など、さまざまな郵便物を受け取ります。
住所変更により送付先も変わる場合は、「〇月〇日以降の発送分から新住所へ」など、相手が判断しやすい書き方を意識しましょう。
来社者向けにアクセス情報を添える
来社する取引先が多い場合は、住所だけではなく最寄り駅やビル名まで載せると親切です。
最寄り駅
「〇〇駅より徒歩約5分」のように、初めて訪れる人でもイメージしやすい情報を添えます。
ビル名・階数
住所が正しくても、ビル名や階数が分からないと入口で迷うことがあります。
「〇〇ビル5階」のように、省略せず記載しておくと分かりやすくなります。
地図ページへの案内
自社サイトにアクセスページがある場合は、必要に応じて「詳しいアクセスはこちら」などの形で案内できます。
本社移転のお知らせはいつ送る？誰に・どの方法で伝える？
移転のお知らせについては、すべての会社に共通する一律のタイミングを決めつけるのではなく、相手との取引内容や、住所変更による影響を考えて案内することが大切です。
取引先には余裕をもって案内する
本社移転を知らせるタイミングは、取引内容や相手との関係によって異なります。
郵便物の送付や来社予定などに影響がある相手には、相手が変更内容を確認し対応できるよう、余裕を持って知らせるとスムーズです。
顧客へのお知らせは利用状況に合わせて考える
店舗や教室、サロンなど、顧客が実際に訪れる場所を移転する場合は、来店時に迷わないよう余裕を持って周知すると分かりやすくなります。
メールだけではなく、店頭掲示やWebサイトなど複数の方法を組み合わせる方法もあります。
メールで案内するケース
日頃からメールで連絡している取引先であれば、メールで移転情報を案内する方法があります。
件名に「本社移転」「住所変更」などを入れ、新住所や変更日を本文で分かりやすく示しましょう。
案内状・はがきで知らせるケース
長く付き合いのある取引先や、普段から書面でやり取りしている相手には、案内状を利用する場合もあります。
どの方法が適しているかは、会社の方針や相手との普段の連絡方法に合わせて選びましょう。
自社ホームページにも掲載すると分かりやすい
多くの人に知らせたい場合は、自社ホームページのお知らせ欄などに移転情報を掲載する方法もあります。
取引先や顧客が会社情報を確認するときにも、新住所や業務開始日を見つけやすくなります。
店舗なら店頭でも知らせる
店舗移転の場合は、現在の店舗に移転のお知らせを掲示しておくと、メールを利用していない顧客にも伝えやすくなります。
新住所だけでなく、営業開始日や簡単なアクセスも入れておくと便利です。
重要な取引先には個別連絡も検討する
定期的に書類や荷物を送ってもらっている取引先などには、一斉案内とは別に個別で連絡する方法もあります。
一斉メールだけでは見落とされることもある
多くのメールを受け取っている相手の場合、移転案内を見落とす可能性もあります。
住所変更の影響が大きい相手には、普段の連絡方法に合わせて補足すると分かりやすくなります。
移転後に再案内するとよいケース
移転後も旧住所へ書類が届く場合や、来社予定の相手が旧住所を把握している場合は、必要に応じて再度案内します。
相手を責めるのではなく、新住所をもう一度分かりやすく伝えることを意識しましょう。
本社移転メールの件名・書き出し・締めの言葉の作り方
一目で内容が伝わる件名の例
件名を見ただけで移転のお知らせだと分かるようにすると、受け取った相手が内容を判断しやすくなります。
「本社移転のお知らせ」
シンプルで、幅広い相手に使いやすい件名です。
「事務所移転のご案内」
本社ではなく事務所を移転するときに使いやすい表現です。
「住所変更のお知らせ」
住所のみ変更するときや、簡潔に知らせたい場合に使いやすい件名です。
「本社移転および連絡先変更のご案内」
電話番号なども同時に変わる場合は、件名に入れておくと変更内容が伝わりやすくなります。
「店舗移転および営業開始日のご案内」
顧客向けには、新店舗をいつから利用できるのかが分かる件名も便利です。
取引先向けの丁寧な書き出し
取引先向けなら、次のような書き出しが使いやすいでしょう。
- いつも大変お世話になっております。
- 平素より格別のお引き立てをいただき、ありがとうございます。
- 平素は大変お世話になっております。
普段のやり取りが比較的簡潔な場合は、必要以上に難しい表現へ変える必要はありません。
顧客向けのやわらかい書き出し
- いつも〇〇をご利用いただき、ありがとうございます。
- 日頃より〇〇をご愛顧いただき、ありがとうございます。
- いつもご来店いただき、ありがとうございます。
誰に向けたお知らせなのかが分かる文章にすると、自然な印象になります。
今後の関係につながる締めの言葉
- 今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。
- 引き続きよろしくお願い申し上げます。
- 新しい店舗でも皆さまのご来店をお待ちしております。
取引先向けなのか、顧客向けなのかによって、文面全体の雰囲気に合うものを選びましょう。
新住所は文章に埋め込まず一覧表示すると見やすい
移転案内では、相手が知りたい情報をすぐ探せるようにすることも大切です。
特に新住所や開始日は、次のようにまとめると確認しやすくなります。
新住所
〒000-0000 東京都〇〇区〇〇0-0-0 〇〇ビル〇階
業務開始日
〇年〇月〇日
電話番号
00-0000-0000
アクセス
〇〇駅〇番出口より徒歩約〇分
本社移転・住所変更のお知らせで避けたいNG例と改善ポイント
文章そのものが丁寧でも、必要な情報が不足していると、相手が確認のために連絡し直さなければならないことがあります。
- いつから変わるのかが分かるか
- 電話番号も変わるのかが分かるか
- どこへ郵送すればよいのかが分かるか
NG1｜「引っ越しました」だけで済ませる
親しい相手との会話なら自然でも、取引先への案内では少しカジュアルに見える場合があります。
「本社を移転いたしました」「事務所住所が変更となります」など、何が変わったのかが明確な表現を選ぶと分かりやすくなります。
NG2｜新住所だけ書いて変更日を書かない
新住所だけでは、いつから使えばよいのか相手が判断できません。
「〇月〇日より変更」と日付を加えておきましょう。
NG3｜移転日と業務開始日を混同する
移転作業日と通常業務を始める日が違う場合は、それぞれの日付を分けて記載します。
NG4｜電話番号が変わるかどうか分からない
電話番号が変わらない場合も、「変更はございません」と書いておくと相手が確認しやすくなります。
NG5｜郵送先の切り替え時期が分からない
郵便物を受け取る会社では、どのタイミングから新住所へ送ればよいかも大切な情報です。
実際の運用に合わせて「〇月〇日以降の発送分より」などと伝えると分かりやすくなります。
NG6｜重要な変更事項を長い文章の中に埋め込む
新住所、電話番号、業務開始日などを長文の中に並べると、必要な情報が見つけにくくなります。
箇条書きや表を使って変更点をまとめましょう。
NG7｜旧住所へ送った相手を強い表現で責める
移転後も、相手側の登録変更が間に合わず旧住所へ郵送されることがあります。
その場合は、「次回以降は新住所をご利用いただけますと幸いです」など、落ち着いた表現で再案内すると伝えやすくなります。
NG8｜必要以上に移転理由を詳しく説明する
一般的な移転案内では、理由を長く説明しなくても文章は成立します。
案内の目的は、新しい住所や連絡先、開始日を分かりやすく伝えることです。
「このたび本社を移転することとなりました」といった簡潔な書き方でも自然です。
読みやすくするなら変更前・変更後を整理して見せる
複数の情報が変わる場合は、次のように整理すると読みやすくなります。
変更前
旧住所や旧電話番号など、相手が確認する必要のある情報を記載します。
変更後
新住所、新電話番号、新しいメールアドレスなどをまとめます。
変更日
「〇年〇月〇日より」のように、いつから切り替わるのかを明記します。
変更しない項目
「電話番号に変更はありません」など、変わらない情報も必要に応じて添えましょう。
| 項目 | 記載例 |
|---|---|
| 変更前 | 東京都〇〇区〇〇0-0-0 |
| 変更後 | 東京都△△区△△0-0-0 |
| 変更日 | 〇月〇日 |
| 変更なし | 電話番号・メールアドレス |
本社移転・住所変更のお知らせでよくある質問
Q1｜住所だけ変わる場合も取引先へ知らせた方がいい？
郵便物の送付や登録情報に関係する取引先には、住所変更を知らせておくとやり取りがスムーズになります。
どの範囲まで連絡するかは、普段の取引内容や社内の運用に合わせて判断するとよいでしょう。
Q2｜本社移転のお知らせはメールだけでもいい？
普段からメールで連絡している相手であれば、メールで案内する方法もあります。
一方で、案内状を利用する会社もあります。相手との関係や自社の方針、通常の連絡方法に合わせて選びましょう。
Q3｜移転案内に旧住所も載せる？
必ずしも毎回載せる必要はありませんが、複数拠点がある場合や「どの住所が変わったのか」を明確にしたい場合には便利です。
Q4｜「移転日」と「営業開始日」は両方必要？
日付が異なる場合は、分けて書くと分かりやすくなります。
同じ日であれば、「〇月〇日より新住所にて業務を開始します」とまとめる方法もあります。
Q5｜電話番号が変わらない場合はどう書く？
「電話番号・FAX番号に変更はございません」と一文入れておくと、相手が確認しやすくなります。
Q6｜本社移転の理由は書いた方がいい？
一般的な案内であれば、詳しい理由を書かずにまとめることもできます。
理由を添えたい場合は、自社の状況に合った簡潔な表現にすると読みやすくなります。
Q7｜請求書・納品書の送付先が変わる場合はどう伝える？
新しい送付先と切り替え時期を目立つ形で記載すると分かりやすくなります。
書類の種類によって宛先が異なる場合は、一覧にして伝えると確認しやすくなります。
Q8｜社名も同時に変わる場合はどうする？
社名と住所の両方が変わる場合は、それぞれ何が変更になるのかを分けて記載します。
取引上の登録や書類の扱いについては、自社の担当部署や相手先の案内に沿って確認してください。
Q9｜振込先も変更する場合は同じメールで案内していい？
振込先は支払いに関わる重要な情報です。
住所変更と同じ時期に振込先も変わる場合でも、伝え方や確認方法については、自社で定めている正式な案内方法や取引先のルールに沿って対応することが大切です。
一般的な住所変更メールの文例だけで判断せず、必要に応じて社内の経理担当者などにも確認しましょう。
振込先など重要な情報は会社・取引先の正式な手順を確認する
振込先の変更を案内するときは、一般的な移転メールの文例をそのまま流用するのではなく、自社の経理担当者や取引先の指定する方法を確認して進めます。受け取る側が確認しやすいよう、自社で定めている正式な案内方法を利用することも大切です。
この記事では、住所変更・移転案内を中心に紹介しています。
Q10｜店舗移転で休業日がある場合はどう書く？
「休業期間」と「新店舗での営業開始日」を分けて記載すると分かりやすくなります。
営業時間も変わる場合は、必要に応じてあわせて案内しましょう。
Q11｜移転後に旧住所へ郵便物が届いたらどう伝える？
「次回以降は新住所をご利用いただけますと幸いです」のように、相手を責めない表現で再案内すると自然です。
Q12｜移転のお知らせをホームページにも載せた方がいい？
取引先や顧客がWebサイトを確認することが多い場合は、お知らせページに移転情報を掲載する方法もあります。
掲載する場合も、メールと同様に新住所・開始日・連絡先などの必要情報を簡潔にまとめると分かりやすくなります。
まとめ
本社移転のお知らせは「いつから・どこへ変わるか」を分かりやすく伝える
本社移転や住所変更のお知らせでは、難しい文章を書くことよりも、新しい住所と変更時期を相手がすぐ確認できることが大切です。
電話番号やメールアドレス、郵送先なども変更になる場合は、変更項目を一覧にして整理すると読みやすくなります。
相手に合わせて25の文例から使いやすいものを選ぼう
取引先への正式な案内、短いメール、店舗移転、郵送先変更など、状況によって適した書き方は少しずつ異なります。
今回紹介した25の文例から、自社の状況に近いものを選び、会社名・住所・日付などを置き換えて活用してください。
送信前に新住所・開始日・連絡先をもう一度確認しよう
文章が完成したら、送信する前に次の項目を確認しておきましょう。
- 郵便番号・新住所に間違いがないか
- ビル名や階数が抜けていないか
- 変更日・業務開始日は正しいか
- 電話番号・FAX番号の変更有無を記載したか
- 郵送先の案内が必要か
- 来社予定者に必要な情報が入っているか
- 旧電話番号の利用期限など、記載した日付に誤りがないか
- 重要な変更事項が社内の正式な情報と一致しているか
必要な情報をシンプルに整理して伝えれば、受け取った相手にも確認しやすい移転案内になります。
移転のお知らせを作るときは、自社の状況に近い文例から選ぶとスムーズです。
文章を一から考えなくても、会社名・新住所・変更日・連絡先を置き換えることで、案内文を整えやすくなります。
送信・掲載する前に、日付・住所・連絡先をもう一度確認しておきましょう。
